Tras el inicio de la pandemia, las reuniones virtuales empezaron a posicionarse como una de las soluciones estratégicas a la hora de trabajar con distintos equipos de manera remota. No obstante, al no ser en modalidad presencial, las reglas y normas suelen variar.
A continuación, te compartimos una serie de recomendaciones que te permitirán organizarte y llevar a cabo reuniones de trabajo virtuales de manera exitosa:
Planifica la reunión
La planificación es fundamental en todo, y con ello evitarás un mayor número de errores, por lo tanto, al inicio, determina el tema o el motivo de la reunión, quiénes deben participar, quién será el encargado de la convocatoria y las posibles fechas.
Elabora una agenda
Luego de que tengas bien definido cuál es el tema a abordar, es importante que elabores una agenda con los puntos principales a tratar; de esta manera, evitarás abordar temas innecesarios y cumplir con el horario establecido.
Selecciona la plataforma de videoconferencia
Dentro de las plataformas para videoconferencias mayormente utilizadas podemos encontrar:
Zoom Meetings, Google Meet y Teams de Office 365. Al momento de seleccionar, considera cuál plataforma se utiliza con mayor frecuenta y, de esta manera, se hará más fácil el desarrollo de la reunión, ya que todos los involucrados se sentirán cómodos con una herramienta tecnológica que ya conocen.
Agenda la reunión
Luego de que tengas definida la plataforma de videoconferencia, la agenda, los participantes y el día, es recomendable que te apoyes de los calendarios digitales para calendarizar tu reunión, y proceder a hacer la convocatoria.
Puedes utilizar Google Calendar u Outlook Calendar para hacer la invitación, compartir el enlace de la sala virtual y la agenda a desarrollar. Lo más importante es que estas herramientas te ayudarán a enviarles recordatorios sobre el inicio de la reunión y lograr la puntualidad de los participantes.
Zona horaria
Si alguno de los participantes se encuentra en un país diferente, es necesario que tengas en cuenta la zona horaria del lugar y de esta manera, podrán programar la reunión en un horario favorable para todos.
Selecciona un moderador
Para garantizar el cumplimiento de la agenda y el horario establecido para la reunión, es recomendable elegir a un moderador que dirija el curso de la conversación, agote los puntos principales de la agenda y establezca los turnos de participación de los invitados, evitando conflictos.
Reglas
Si deseas optimizar la reunión virtual es importante que establezcan reglas desde el inicio, de manera que, se delimite el orden en que se abordarán la resolución de conflictos, cómo se darán los turnos y la duración de cada intervención.
Otras normas que suelen utilizarse en las reuniones virtuales es mantener la cámara encendida, el micrófono silenciado mientras otra persona habla, pedir la palabra para no interrumpir y ser puntual en la convocatoria.
Lleva un registro
Por último, lleva una minuta de la reunión, con ella podrás llevar un registro de lo sucedido y los acuerdos, para luego ser compartidos vía correo electrónico con todos los asistentes, minutos después de la reunión.
