Durante el día a día del ejercicio profesional la cantidad de tareas que se generan llegan a acumularse por la falta de planificación, control y seguimiento de las mismas, impactando directamente en la productividad laboral.
Una herramienta esencial para elevar o mantener la productividad es la agenda, que permite planificar, organizar tu día y dar seguimiento al cumplimiento de tus tareas en aras de no caer en la procrastinación.
Esta herramienta permite que se gestione mejor el tiempo aprovechando al máximo las horas productivas del día, visibilizando las tareas y distribuyéndolas de manera eficaz, sin embargo, lo más importante es dedicar un tiempo a establecer qué tienes que hacer y luego al final del día revisar el cumplimiento religiosamente.
Existen diversos modelos de agendas, tanto física como digital, para escoger la que mejor te conviene va a depender de las actividades que realizas diariamente y lo que necesitas para llevar un control de las mismas.
A continuación, te compartimos los elementos esenciales para una agenda productiva para una mejor elección.
Planificador mensual
Esta sección de la agenda te permite asentar y visualizar de manera rápida los eventos importantes relacionados con la empresa, bien pueden ser para agendar reuniones de trabajo, citas de negocios, fechas importantes de entrega de mercancía o de entrega de un proyecto hasta para recordar los pagos recurrentes del negocio o cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Planificador semanal
Este podríamos llamarlo el cuerpo de la agenda la cual varía de acuerdo a las necesidades de cada persona, no obstante, para mantener tu productividad es recomendables aquellas que incluyen en la planificación semanal un espacio para distribuir las tareas por días de lunes a viernes y posean un aparte para llevar un check List de las tareas importantes de la semana, aquellas que te acercarán más a tus objetivos.
Goals de la semana
Algunas agendas tienen una sección para planificar las metas de la semana y luego de culminar la misma tiene un apartado para revisarlas, esto te permitirá tener claro cuáles son tus goals o logros de la semana y mantener tu mente fija en alcanzar esos objetivos.
Sin lugar a duda, estos elementos contribuirán a mejorar o elevar tu productividad, a los cuales puedes sumar algunos tips como:
• Clasificar las tareas a través de códigos: agrega un sistema por colores para diferenciar las tareas que son laborales o personales o simplemente para identificar cuáles están completadas, en progreso o canceladas.
• Tracker de hábitos: está demostrado que la manera en que inicias y terminas tu día impacta directamente en tu productividad, por eso algunos expertos incluyen en sus agendas un registro del cumplimiento de su rutina matutina (levantarse a las 5:00 a.m. meditar, hacer ejercicios, leer, etc) y vespertina (hacer ejercicios, practicar algún deporte, leer, etc).
• Divide tus tareas por bloques de tiempo: este es un método que te permite dividir las tareas por categorías y trabajarlas en conjunto en un bloque de tiempo determinado, tomando en cuenta tus picos de productividad en el día, por ejemplo, si eres más productivo por las mañanas, agrupa todas las tareas importantes para realizarlas antes de mediodía.
De igual manera, puede agruparlas por categorías, por ejemplo, las llamadas telefónicas o revisar o responder emails lo puedes programar para realizarlo en tus horas menos productivas y destinar un bloque de tiempo para realizarlas.
El punto clave de una agenda productiva es su revisión diaria, de nada sirve que te tomes un día para planificar la semana si no haces parte de tu rutina la revisión diaria y el seguimiento al cumplimiento de cada tarea.
El seguimiento de tu agenda es lo que te permitirá mantenerte en el camino hacia alcanzar tus objetivos, de igual manera te puedes apoyar en las herramientas tecnológicas que tenemos a disposición para realizar recordatorios y alarmas para revisar la agenda diariamente.
