El mundo de los eventos se ha transformado y las empresas que se dedican a la
organización de eventos no deben quedarse rezagadas ante este cambio.
Sin lugar a dudas, la nueva forma de abordar, planificar y celebrar un evento modifica profundamente la forma tradicional de un
montaje de eventos corporativos.
Organizar un
evento virtual trae consigo una serie de ventajas a nivel económico y también de alcance, ya que las diferentes plataformas nos permiten
conectar con mayor número de personas a nivel mundial, a solo un clic de distancia.
Si formas parte de este
sector de los eventos corporativos, acostumbrado a realizar montajes de eventos siempre en un formato presencial, debes considerar qué cambia cuando te pasas a un evento con formato digital.
Al momento de tomar la decisión de realizar una conferencia, una
master class, feria u otro tipo de
evento virtual, debemos evaluar primero algunos puntos para que nuestros esfuerzos obtengan los resultados esperados:
Establece bien el objetivo y público meta
Define a quién va dirigido el evento. Eso te ayuda a precisar el enfoque y el programa que se desarrollará para cumplir el
objetivo del evento. Un evento presencial o virtual debe realizarse con un fin en mente, un objetivo claro de lo que queremos lograr: fidelizar clientes actuales, captar nuevos clientes, dar a conocer nuevos productos, impulsar las ventas e ingresos, etc.
Esto es todavía más importante en el caso de un evento virtual:
contar con la audiencia apropiada te garantizará mayor interés en el contenido e interacción por parte de los asistentes.
Controla el contenido
Los invitados pueden verse interrumpidos por un sinnúmero de
distracciones externas en un entorno virtual. Por eso, las presentaciones e intervenciones de los expositores deben ser de alto impacto y con un mensaje preciso para poder captar la atención del público.
Es importante, además,
definir los tiempos de cada participación en el programa (la brevedad aportará más dinamismo al evento), así como la estructura del evento. También resulta aconsejable buscar
métodos de interacción para conectar con la audiencia: por ejemplo, en adición a los chats puedes evaluar aplicaciones como
Kahoot! y
Mentimeter.
Elige bien la plataforma
En este aspecto debe ser prioritario seleccionar una herramienta que nos garantice la
seguridad de la información que se estará compartiendo. A su vez, debe ser amigable al usuario y que permita interactuar con otras herramientas para crear un ambiente ágil y creativo.
La plataforma seleccionada dependerá del
tipo de evento digital que desees realizar. Comercialmente, existen opciones que permiten llevar a cabo reuniones con un número reducido de participantes hasta eventos con 50,000 participantes en línea.
A la hora de seleccionar deberás hacer las siguientes preguntas para elegir
la plataforma que mejor se adecúe a tus necesidades:
- ¿Los invitados podrán optar por varios escenarios a la misma hora o prefiero que todos estén conectados en la misma conferencia?
- ¿Cómo prefiero que interactúen?
- ¿Cómo será la inscripción?
- ¿Necesitaré un módulo de venta de entradas?
- ¿Deseo obtener los datos de las personas inscritas para luego analizarlos?
Investiga qué plataforma se ajusta a lo que quieres contar en el marco del evento y a tu presupuesto disponible e inicia un
evento creativo y que aporte valor a tu público. Algunas opciones son:
- Go to webinar
- Zoom
- Hopin
- Microsoft Teams
- Webex
- YouTube Live
- EventMobi
Inscripción y acreditaciones
Definir
la forma de inscripción es crucial para saber el alcance del evento. ¿Será a través de invitaciones cerradas o públicas? ¿Los interesados deberán invertir monetariamente o no? Independientemente del enfoque, procura siempre incluir en el
formulario de inscripción los datos personales y cualquier otro que te interese saber sobre tu público.
Aspectos técnicos
Toma en cuenta que contar con un
personal técnico capacitado que pueda actuar de inmediato ante cualquier eventualidad no es negociable. Considerar iluminación, sonido y hacer pruebas de las presentaciones, videos y conectividad son tan trascendentes como el contenido en sí. Los fondos apropiados, limpios y sin mucha distracción también aportarán valor al evento. Todos los detalles son importantes.
Plan de comunicación
Una
estrategia de comunicación bien definida y planificada nos aporta al
éxito del evento. Define los mensajes que quieres hacer llegar, el momento adecuado para hacerlo y los medios a través de los cuales trasladar esos mensajes, ya sea en vivo o posteriormente al evento: redes sociales, página web, radio, prensa escrita, entre otros.
Métricas durante y post evento
Por último, y no menos importante, resulta muy conveniente recibir
retroalimentación de los asistentes sobre aspectos de contenido y técnicos del evento virtual. Esto nos ayudará a mejorar para el próximo evento y conocer de primera mano la impresión de los invitados.
Los datos nos demostrarán el éxito del evento y, lo más importante, el
retorno de la inversión. También nos servirán para acciones de marketing digital y contacto continuo con los participantes.
Es importante señalar que aunque el evento sea virtual puedes tener elementos inclusivos de comunicación como
traducción simultánea con lenguaje de señas y subtítulos; la tecnología es un aliado nuestro en estos momentos.
También, si tu evento virtual involucra
entregas presenciales de materiales, piensa en alternativas sostenibles y amigables al medioambiente al momento de seleccionar al suplidor. Sin dudas, los asistentes a tu evento agradecerán esos detalles y fortalecerán tu reputación como
empresa responsable y amigable con el medioambiente.
Recuerda que la interacción humana siempre será necesaria para un
evento de éxito. Por tanto, los eventos virtuales no sustituirán los presenciales e híbridos, sino que son un complemento.
El comportamiento del público en los eventos presenciales irá cambiando cuando poco a poco regresemos a esta modalidad, según vayamos avanzando en el período actual de covidianidad.
Para entonces, habrá que prestar atención a enfocarnos en
limitar el tamaño de los eventos presenciales para contar con menos asistentes, realizar eventos más breves, combinando la emoción con la razón, y seleccionar bien los eventos, con el objetivo de que sean más relevantes e innovadores, ya que el cliente será más selectivo a la hora de elegir a cuál asistir físicamente.
