El mundo se ha visto sobresaltado por la COVID-19 y los negocios han tenido que repensar sus planes estratégicos, entre ellos, la relación con sus proveedores, uno de sus principales grupos de interés.
En muchas empresas, esta nueva relación con sus compañías suplidoras se ha traducido en la necesidad de renegociar contratos, revisar procesos y adoptar alternativas de servicio, con el fin último de seguir aportando a la cadena de valor.
Así como seleccionaste con mucho esmero a tus proveedores para garantizar una relación de largo plazo, por igual debes revisar el momento actual con ellos para continuar salvaguardando dicha relación una vez superada la pandemia.
Si consideras a tus proveedores como aliados estratégicos para el éxito de tu propuesta empresarial, tienes que ponerte en sus zapatos y abordar esta situación de extraordinaria incertidumbre de forma conjunta, sabiendo que en la unión está la fuerza.
Para lograr esto con éxito, a continuación te presentamos varias estrategias y consejos para relacionarte con los proveedores en este tiempo de cambio y mantener seguridad y tranquilidad en tu cadena de suministro:
Conoce mejor a tus proveedores
Necesitas incrementar el contacto con ellos, así sea virtualmente. Te permitirá exponer tus planes, tus preocupaciones de cara a los próximos meses, tus proyecciones de negocio y así también conocer las de ellos; de esta forma, es posible coordinar estrategias que sumen y beneficien a ambos. Recuerda que en tiempos de incertidumbre económica esto es muy valioso.
Asegura planes de contingencia en los proveedores
Debes asegurarte de que tus proveedores de servicios esenciales o críticos cuenten con un plan de continuidad de negocios, ante cualquier tipo de eventualidad que se presente, previendo todas las incidencias que estamos viviendo con esta pandemia. Y en tu propio plan de contingencia debes incluir alternativas para tus proveedores esenciales, que te permitan cambiar de suministrador ante una situación inesperada que debas afrontar.
Comunícate constantemente con tus proveedores
Los proveedores, en sentido general, también se han visto afectados por la crisis actual. Por eso surge el interés de que mantengas una comunicación diáfana y continuada con ellos y también un monitoreo permanente del tiempo de respuesta a tus pedidos, para prever cualquier inconveniente y proteger el abastecimiento de tus almacenes.
Pide actuar con responsabilidad
Tu cadena de suministro, independientemente del tamaño que tenga, debe respetar los lineamientos, políticas, normas y regulaciones que han sido establecidas para prevenir los contagios por COVID-19. Una empresa proveedora que incumpla tus decisiones y medidas en este ámbito puede convertirse en un serio riesgo de salud y derivar en un riesgo reputacional importante para tu compañía.
Organiza la adecuada la recepción de los productos y servicios
Es importante mitigar todo tipo de riesgo al momento de recibir los productos y servicios que te entregan tus proveedores, asegurando la higienización adecuada de los materiales entregados, con el fin de garantizar buenos niveles de seguridad y salud para los colaboradores que laboran en los procesos de recepción y logística.
Desarrolla la capacidad de sobreponerte y adaptarte a los cambios
Toda crisis trae consigo un abanico de oportunidades, aunque no las veas a simple vista. De la adversidad pueden surgir empresas más resilientes. Si ese es tu objetivo, necesitas desarrollar una rápida capacidad de adaptación, integrar un pensamiento flexible y una cultura del cambio permanente en tus procesos internos y en la relación con tus proveedores. Por ejemplo, esta crisis puede descubrir nuevos nichos de negocio donde trabajar mano a mano con tu cadena de suministro sea una oportunidad; puede que te hayas convencido de dar el salto digital o potenciarlo, trabajando una reestructuración de tus procesos tecnológicos con tus suplidores; o puede que hayas visualizado vías alternativas de entrega de tus productos y servicios a nuevos consumidores, apoyándote en tus proveedores para lograrlo.
Conecta a tu proveedor con tus estrategias de marketing
Es indispensable para el desarrollo de tu negocio trazar un plan de marketing efectivo en el que esté presente tu cadena de suministro, para que la estrategia te permita mantener o alcanzar el posicionamiento deseado. Estas alianzas te ayudarán a transformar la gestión de ventas y a tomar las decisiones necesarias para hacer frente a esta situación cambiante que estamos atravesando.
Apoya a tus proveedores de confianza con tu recomendación
Si tu proveedor te solicita una carta de recomendación para compartirla con su cliente potencial, no dudes en apoyarlo. Estos son tiempos complejos para todos. Eso sí, siempre respalda a los proveedores que se hayan ganado tu confianza por ofrecerte un servicio de calidad, buenos tiempos de respuesta, innovación y flexibilidad ante tus pedidos de emergencia o eventualidades. Recomendar a otras empresas a esos aliados comprometidos, con los que mantienes una excelente y cercana relación, no solo ayudará a estar en pie sus negocios, sino que su estabilidad repercutirá en beneficio de tu empresa.
Recomienda estos tips generales a tu proveedor:
- Mantener las medidas de higiene y protección preventivas emitidas por el Gobierno y el Ministerio de Salud Pública, como el uso adecuado de las mascarillas, distanciamiento en sus lugares de trabajo, lavado de manos constantemente, no tocarse la cara, establecer un código de nuevas formas de saludo, tener registros diarios de la toma de la temperatura a todos los colaboradores, al ingreso y salida de la empresa, etc.
- Garantizar que todo su personal y subcontratistas conozcan los protocolos y las medidas sanitarias preventivas, a través de mecanismos internos de comunicación.
- En caso de síntomas de un empleado de la empresa proveedora, debe quedarse en casa y notificar. El suplidor tiene que compartir con tu compañía aquellos casos de colaboradores y subcontratistas con síntomas de COVID-19, los cuales no deberán brindar servicios en tus instalaciones, hasta no emitir prueba negativa de su estado de salud.
- Proveer de herramientas y equipos de protección para la limpieza y desinfección de sus colaboradores, antes de iniciar sus labores. Los equipos de trabajo deben higienizarse previo a cualquier servicio y al concluir. Aplicar esta medida a lo largo del día, si los colaboradores salen y entran de la empresa con frecuencia para prevenir el contagio de la COVID-19.
- Llevar registro diario de la aplicación de las medidas preventivas y otras normativas usadas para la prevención de la COVID-19. Mantener también un adecuado inventario de los insumos de higiene usados por los colaboradores y la empresa.
- Solo en caso de extrema necesidad, establecer reuniones físicas seguras con tu proveedor. Y en caso de recibir esas visitas en tu empresa, activar el protocolo correspondiente.
