DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS DE GOBIERNO CORPORATIVO
1. OBJETO. El Banco Popular Dominicano, S.A. - Banco Múltiple (en adelante "Banco Popular" o la “Sociedad”) adopta la siguiente Declaración de Principios de Gobierno Corporativo (en adelante la “Declaración” o los “Principios”), con el objeto de establecer los criterios que sustentan el marco de fijación y ejecución de las prácticas de gestión interna, así como, las bases de la arquitectura institucional y de las reglas comunes para el logro de los objetivos corporativos, alineados en todo momento a los valores y estándares de conducta de Banco Popular.
Esta Declaración, al mismo tiempo, sirve de guía para asegurar un entorno corporativo basado en las buenas prácticas societarias y empresariales, la ética y la sostenibilidad.
2. SISTEMA INTEGRAL. El sistema de gobierno corporativo del Banco Popular como entidad filial de un conglomerado societario, responde a criterios integrales como base de un régimen de gobernabilidad corporativa común. El criterio integral se fundamenta en los principios y reglas grupales establecidas por su sociedad matriz, Grupo Popular, S.A. (en adelante, “Grupo”), adoptados mediante la Declaración de Principios de Gobierno Corporativo que ha aprobado su Consejo de Administración en el mes de diciembre de 2023 (en adelante "Declaración de Principios del Grupo"), y ajustados a los criterios particulares que le son aplicables a Banco Popular. La existencia de un sistema integral de gobierno corporativo es, a su vez, un requerimiento de las mejores prácticas internacionales para este tipo de conglomerados societarios, a los cuales Banco Popular se adhiere y se compromete extender conforme evolucionen y se desarrollen en el tiempo.
3. PILARES DEL SISTEMA.
La Declaración de Principios, y, por tanto, su aplicación descansa sobre los siguientes pilares:
- 1. Carácter integral: Las reglas de gobierno corporativo están fundamentadas en criterios de integralidad, con ello se asegura que exista una base común de gobierno interno en todas las unidades que la conforman y, en consecuencia, el logro de los objetivos en la materia.
- 2. Autonomía de la personalidad jurídica y condiciones sectoriales: Sin perjuicio del carácter y vinculación al Grupo Popular, se reconoce que Banco Popular cuenta con una identidad corporativa y personalidad jurídica propia, las cuales son tomadas en consideración, tanto en el diseño del sistema de gobierno corporativo integral de la Sociedad, como en su ejecución y funcionamiento. En este sentido, la existencia de una base integral de gobierno corporativo que se fundamenta en los principios del Grupo Popular, no impide que la Sociedad cumpla los requerimientos particulares que le sean aplicables por efecto de los ámbitos o sectores económicos en los cuales opera. En caso de que un requerimiento regulatorio aplicable a la Sociedad, difiera de alguno de los criterios y principios integrales del sistema de Grupo, se acepta que el Banco Popular inobserve puntualmente el lineamiento, criterio y/o principio del sistema integral de Grupo. Esos casos deben estar claramente fundamentados.
- 3. Fomento de la autorregulación: Las reglas establecidas por los órganos públicos o privados competentes en la materia, así como aquellas establecidas en estos Principios, deben considerarse la base mínima del sistema de gobierno corporativo del Banco Popular. En consecuencia, toda actuación destinada a establecer criterios más profundos en la materia por parte de la Sociedad se reconoce como un esfuerzo hacia la mejora del buen gobierno. En todo caso, las acciones de autorregulación no pueden ir en contra de los criterios integrales del Grupo, con excepción de la aplicación de las reglas y condiciones previstas en el artículo 3.2. anterior.
4. ALCANCE. Los Principios comprometen, en cuanto a su reconocimiento y aplicación, al Banco Popular como sociedad con identidad y personalidad jurídica propia, como sociedad filial del Grupo Popular y, en especial, a su Consejo de Administración, como órgano máximo de administración, sus miembros, los miembros de la Alta Gerencia y colaboradores en sentido general.
5. OBLIGACIÓN DE APLICACIÓN.Corresponde al Consejo de Administración del Banco Popular hacer aplicar estos Principios. En caso de duda, el Consejo de Administración asumirá la responsabilidad de interpretación y decisión, alineado en todo momento al propósito, valores y estándares de conducta de la Sociedad y del Grupo Popular. La adopción y aplicación de los Principios conlleva lo siguiente:
- 1. El compromiso por parte de Banco Popular a mantener en todo momento sus principios en consonancia con aquellos establecidos a nivel del Grupo, ajustados a los criterios particulares que puedan aplicarle;
- 2. La trasposición de los principios a las normas internas de la sociedad, verificando el texto traduciéndolo a la realidad interna y práctica de la Sociedad;
- 3. Fomentar su conocimiento y manejo mediante una real aplicación y difusión por parte de todos aquellos grupos de interés vinculados a la sociedad, en proporción a los niveles de interacción y responsabilidad de la Sociedad con estos; en particular, los accionistas, miembros del Consejo de Administración, comités de apoyo, Alta Gerencia, colaboradores en sentido general, así como, acreedores, proveedores, reguladores y la comunidad en sentido amplio; y,
- 4. Evaluar periódicamente la correlación entre el mandato de los Principios y la ejecución efectiva por parte de la sociedad. Debido al reconocimiento de la constante evolución de las prácticas de gobernabilidad corporativa, y por tanto de la importancia de la actualización en la materia, los Principios tienen una vocación de adaptabilidad, por lo que se mantiene en constante revisión y adecuación. En este sentido, estos Principios deben ser revisados de forma integral con una periodicidad no menor a cuatro (4) años a partir de la última, esto sin perjuicio de que producto de las circunstancias, los cambios y la estrategia, esta requiera una revisión en períodos más cortos.
Principio I PROPÓSITO DEL MARCO DE GOBIERNO CORPORATIVO
El marco de gobierno corporativo de Banco Popular sirve como herramienta fundamental del sistema de administración integral, y por tanto base fundamental sobre la que descansan las condiciones en que las que este asume y ejecuta sus actuaciones de control y gestión para el logro de sus objetivos estratégicos y la creación de valor.
En este sentido, el Banco Popular se organiza, diseña y ejecuta su estrategia y sus operaciones en torno a su marco de gobernabilidad. Esto, reforzado por la misión, visión y los valores corporativos, fundamenta la forma en la que Banco, como entidad de intermediación financiera, y como parte de las Entidades que componen el Grupo Popular, se relaciona con sus grupos de interés, incluyendo los mercados y la comunidad. Este propósito, a su vez, es el reflejo de las prácticas de gobierno corporativo que a través de los años ha forjado el Banco Popular como persona jurídica individual, y como miembro del Grupo Popular, así como del compromiso empresarial y social asumido, y de su visión de buena gobernanza a mediano y largo plazo.
Principio II ADMINISTRACIÓN OBJETIVA, RESPONSABLE, CAPAZ, Y PRUDENTE
El eje fundamental del sistema de gobierno corporativo descansa sobre su Consejo de Administración, sus órganos de apoyo, sus miembros y la alta gerencia de la Sociedad. Estos deben proveer una efectiva gobernabilidad interna, actuando con liderazgo responsable y objetividad fundada en la independencia de criterio y el equilibrio de los intereses de los diferentes grupos de interés que se relacionan con la Sociedad.
El Consejo de Administración, sus órganos de apoyo, sus miembros, y la alta gerencia, deben asumir, cumplir y hacer cumplir los deberes fiduciarios en la forma en que la legislación y las normas exigen, lo cual implica que el Banco Popular establezca lineamientos internos coherentes con dichos requerimientos y fines. Las reglas internas escritas y la cultura de gobierno de la Sociedad deben fomentar un ejercicio responsable de los cargos de administración y gestión, lo cual incluye, el debido cuidado en su desempeño, la profundización del conocimiento de manera continua, la administración basada en criterios de gestión prudente y conducta ética, y la idoneidad, tanto de manera individual de las personas que asumen tales funciones, como de manera general respecto al conglomerado de personas que conforman los órganos de administración del Banco.
La gestión de la Sociedad, en definitiva, debe ser el producto de un ejercicio equilibrado de los diferentes deberes y prerrogativas de sus responsables y los fines y fundamentos de la Sociedad y del Grupo Popular.
Las funciones y responsabilidades de los cargos de administración y gestión, incluyendo las del Consejo de Administración, sus comités de apoyo, sus miembros y la alta gerencia, deben estar claramente definidas y ser de conocimiento de quienes corresponda. Quienes asumen estos cargos deben enfocar su gestión en la visión estratégica, conocimiento y manejo de los riesgos inherentes al negocio, y en apoyar la mejora continua.
Principio III PROTECCIÓN Y DEFENSA DE LOS INTERESES DE LOS ACCIONISTAS
Si bien el Banco Popular, como parte de un conglomerado, fundamenta su régimen de gobierno corporativo en la protección equilibrada de los intereses de los diferentes grupos de interés, la actuación en favor y defensa de los intereses de sus accionistas es esencial para el logro de los objetivos y propósitos corporativos.
Esta protección y defensa debe partir del reconocimiento de la igualdad entre accionistas, así como del establecimiento de mecanismos para fomentar y proteger el trato equitativo y el ejercicio de los diferentes derechos. En consecuencia, el Banco Popular, y en particular su Consejo de Administración, debe fomentar la transparencia y el acceso a la información de todos sus accionistas, como mecanismo para promover el trato igualitario, el ejercicio de sus derechos y la disciplina de mercado. La garantía de la igualdad de acceso a la información y las oportunidades de participación de todos los accionistas debe permear toda forma de participación que se prevea.
Esta actuación, en todo momento, debe cumplir con los requerimientos mínimos que la legislación aplicable al Banco Popular establece.
El Banco Popular reconoce su obligación de tener en consideración que, al formar parte de un conglomerado societario, sus actuaciones no solo inciden en los intereses particulares de sus accionistas, sino de aquellos del Grupo Popular como sociedad matriz, y viceversa. En consecuencia, debe imperar un criterio amplio e integral en materia de protección y defensa de estos derechos y sus intereses.
Principio IV GRUPOS DE INTERÉS
El Banco Popular fundamenta su sistema de gobierno corporativo en la noción moderna y amplia, que toma en consideración los diferentes grupos de interés (stakeholders) que a este se vinculan. Esto implica, en el proceso de reconocimiento y aplicación de estos Principios, debe tomar en consideración aquellos grupos expuestos y/o afectados por sus actuaciones y, en consecuencia, alinear sus prácticas de gobernabilidad para lograr un justo equilibrio entre los diferentes intereses legítimos.
En este contexto, a su vez, el marco de gobierno corporativo del Banco Popular debe fomentar la cooperación activa entre partes interesadas en la creación de valor y en el mantenimiento de una empresa sostenible y resiliente.
A modo indicativo, cuando la Declaración se refiere a grupos de interés, se refiere a:
Accionistas: propietarios de todo o parte del capital accionario del Banco Popular o detentadores de los derechos de decisión respecto de este.
Inversores: quienes retienen una relación de inversión legal o contractualmente fundamentada con la Sociedad.
Clientes/usuarios/consumidores: quienes interactúan con Banco Popular como receptores de los bienes o servicios producidos, comercializados, distribuidos o servidos por éste, independientemente de que su calidad jurídica sea la de consumidor o no. Banco Popular reconoce que debe desarrollar una gestión ordenada y prudente, cuidando los intereses de los clientes, usuarios o consumidores como si fuesen propios y dando prioridad absoluta a dichos intereses. En este sentido, Banco Popular debe adoptar normas internas que, como mínimo, incluyan todas las previsiones regulatorias necesarias para proteger los intereses de los clientes o usuarios que utilicen sus productos y servicios. Como regla general, Banco Popular se relaciona con los clientes, usuarios o consumidores en base a los principios de trato justo, equidad, transparencia y responsabilidad. Banco Popular garantiza la igualdad de trato entre los clientes, usuarios o consumidores en similares condiciones y profundiza sus reglas de protección en aquellas relaciones basadas en un régimen de adhesión. Banco Popular reconoce que la violación de las normas regulatorias del mercado en el que opera puede constituir afectaciones de los derechos e intereses de los clientes, usuarios o consumidores, por lo que se obliga a tomarlos en consideración en el desarrollo de sus políticas internas, en la aplicación de las reglas vinculantes a ésta y en cualquier operación o actividad que desarrolle.
De manera específica, como mecanismo de asegurar los derechos de los clientes, usuarios o consumidores, Banco Popular se compromete a hacer absoluta aplicación y cumplimiento de las normas sobre protección al usuario de los servicios financieros que ha adoptado la Administración Monetaria y Financiera y cualquier órgano competente en la materia. A su vez, Banco Popular asume dicho compromiso sin coartar su derecho de exigir, a su vez, los derechos que como proveedor de productos y servicios financieros le son reconocidos por la Constitución y las leyes.
Miembros del Consejo: personas miembros del Consejo de Administración del Banco Popular, sin importar la categoría legal, regulatoria o interna asignada o correspondiente.
Colaboradores: personas bajo relación laboral con Banco Popular, a cualquier nivel. Banco Popular se compromete a aplicar las previsiones de la presente Declaración vinculados con el personal o empleomanía. En particular, Banco Popular se compromete con el respeto y cumplimiento de los más altos estándares en materia laboral y de seguridad social, lo que implica la construcción de relaciones laborales dignas y justas, que promuevan el desarrollo profesional en un entorno físico, profesional y ético adecuado.
Proveedores: quienes suplen bienes o servicios para el logro directo o indirecto de los fines corporativos u organizacionales de Banco Popular. Banco Popular se compromete con extender sus prácticas de buena gobernabilidad a la relación con sus proveedores de bienes y servicios. En este sentido, Banco Popular se compromete con establecer reglas de contratación de proveedores, las cuales se fundamentarán en el trato justo, equitativo, transparente y responsable. Para ello se tomarán en consideración, como mínimo, las reglas de contratación previstas en la normativa monetaria y financiera aplicable. Cuando estos proveedores sean personas naturales o jurídicas que entren en la categoría de partes vinculadas, la entidad debe aplicar las políticas internas al respecto, que deben ser coherentes con las normas reguladoras del sistema y las adoptadas con criterio integral por el Grupo.
Entes gubernamentales/reguladores: organismos públicos o privados con capacidad legal o reglamentaria para establecer reglas o condiciones vinculantes a Banco Popular. Como sociedad especialmente regulada, Banco Popular se compromete, más allá del cumplimiento de la regulación aplicable, con el mantenimiento de una relación con los reguladores basada en los principios de información constante, transparencia, cooperación, compromiso y responsabilidad.
Comunidad: conjunto de personas e instituciones que forman parte de la comunidad o sociedad donde opera Banco Popular, o donde sus actuaciones tienen efectos directos. Las políticas y actuaciones de Banco Popular deben estar alineadas con los intereses generales de la sociedad dominicana. Banco Popular se compromete a aplicar, en la medida de lo posible, los criterios de ciudadanía corporativa, , sostenibilidad y de inversión socialmente responsable que se encuentran previstos en la presente Declaración. Banco Popular podrá desarrollar criterios particulares en la materia, siempre y cuando respeten y sean consistentes con los principios y criterios establecidos a nivel del Grupo.
Banco Popular debe, a su vez, como sociedad filial del Grupo Popular, tomar en consideración los grupos de interés vinculados en sentido general a éste y no solo los vinculados a la sociedad de manera particular. En este sentido, la Sociedad también actuará en la forma antes descrita respecto de los grupos de interés relativos al Grupo, siempre y cuando ello no se contraponga a las obligaciones primarias respecto de los intereses directos de la Sociedad.
Principio V CIUDADANÍA CORPORATIVA Y SOSTENIBILIDAD
El Banco Popular es consciente de que las empresas y organizaciones forman parte esencial del desarrollo social y económico actual y, por tanto, de que las actuaciones de las entidades no sólo se supeditan al cumplimiento de reglas o condiciones como persona jurídica, sino que deben ser basadas en un comportamiento integral como ciudadanos corporativos.
En este sentido, el Banco Popular reconoce la importancia de la actuación corporativa concordante con las prácticas de ciudadanía corporativa Y sostenibilidad y de las inversiones socialmente responsables. En consecuencia, el Banco Popular está comprometido con la comunidad, actuando como un buen ciudadano corporativo y cumpliendo y llevando a cabo de manera voluntaria, iniciativas y proyectos de desarrollo social, cultural, de salud, educativo, deportivo y medioambiental. Lidera actuaciones basadas en la diversidad, equidad e inclusión, y desarrolla e implementa progresivamente políticas tendentes a proyectar estos valores en sus actividades organizacionales y de negocios.
De igual manera, Banco Popular se compromete con el respeto y cumplimiento de los más altos estándares en materia laboral y de seguridad social, teniendo en cuenta y valorando en la forma más digna y justa a sus colaboradores, promoviendo con ello un apropiado y sano desarrollo profesional dentro del marco de sus actividades, en un entorno físico y laboral adecuado.
Respecto al régimen de inversión, Banco Popular, y en particular su Consejo de Administración y su alta gerencia, reconocen la responsabilidad que como entidad financiera asume la Sociedad en la canalización del ahorro o los excedentes hacia la inversión y, por tanto, es consciente de que sus actuaciones constituyen parte del eje fundamental para el desarrollo económico y social de la nación y se compromete con el desarrollo de políticas, productos y servicios socialmente responsables.
En efecto, fundamentada en estos Principios, la Sociedad puede desarrollar criterios particulares de ciudadanía corporativa Y sostenibilidad, los cuales responderán a los elementos propios de la naturaleza de sus actividades y operaciones como entidad de intermediación financiera, sin desmedro de los criterios integrales respecto del orden grupal.
Principio VI CONDUCTA ÉTICA
La conducta personal y profesional de quienes forman parte de Banco Popular, así como la ética en los negocios de la Sociedad, resultan esenciales para el logro del propósito y los objetivos corporativos del Banco Popular, y forma parte esencial del sistema de gobierno corporativo. El Banco Popular se compromete a buscar que sus miembros, independientemente de la posición o cargo que ocupen, tengan el más alto nivel de conducta ética personal y profesional, así como que todas sus operaciones se lleven a cabo bajo altos estándares éticos y en atención a la defensa de los intereses y derechos de los clientes o usuarios.
La honradez, ética e integridad constituyen los pilares fundamentales para la actuación y comportamiento del Banco Popular y sus miembros. En este sentido, independientemente de las políticas que al respecto se adopten con criterio grupal, el Banco Popular se compromete a la aplicación y ejecución de todas las normas regulatorias en materia de conducta, y a desarrollar normativas internas tendentes al aseguramiento de operar en sentido ético. De manera particular, la Sociedad se compromete con adoptar un Código de Conducta Ética, en cuyas disposiciones debe reglamentar, como mínimo, las situaciones de conflictos de interés entre quienes asumen cargos de dirección o sus familiares y la entidad, el deber de confidencialidad sobre la información reservada de la entidad, la explotación de oportunidades de negocios y uso de activos pertenecientes a la entidad en beneficio de quienes administran, la prohibición de trabajo en empresas competidoras y la obligación de todo miembro de revelar situaciones personales o profesionales relevantes para la actuación de éstos frente a la Sociedad.
Principio VII GESTIÓN DE CONFLICTO DE INTERESES
Las situaciones de real o potenciales conflictos de interés requieren ser tratadas de la forma adecuada para mitigar los posibles efectos adversos en la normal operación y actuación de la Sociedad. En consecuencia, fundado en las reglas de alcance común establecidas por Grupo Popular para la gestión de conflicto de intereses, Banco Popular se organiza de la forma en que mejor pueda para reducir estos riesgos y adopta políticas explícitas que definen y valoran los procedimientos a agotar para la correcta gestión de los casos donde existan o surjan reales o potenciales conflictos, de cara a la toma de decisiones empresariales, comerciales o de manejo habitual del negocio o la actividad propia de Banco.
En este sentido, el Consejo de Administración es responsable de adoptar políticas explícitas que: i) definan las diferentes situaciones donde se considere la existencia de un conflicto real o potencial entre los intereses de la Sociedad y alguno o algunos de sus miembros; y, ii) que establezcan los procedimientos a seguir en cada caso, incluyendo los mecanismos de solución en casos detectados. Estas reglas deben contener aquellas previsiones establecidas por la normativa monetaria y financiera y la legislación societaria general. Como mínimo, estas reglas establecen la obligación de revelar el real o potencial conflicto de intereses (deber de informar), la no participación del miembro involucrado en el debate y decisión del tema (deber de abstenerse), que la decisión se tome en condiciones de mercado (trato igualitario) y que la situación se registre e informe a los niveles y por los mecanismos correspondientes (transparencia).
A su vez, esas reglas deben abarcar aquellos casos donde el conflicto, real o potencial, involucra a dos o más entidades vinculadas al Banco Popular o al Grupo Popular. Las políticas y reglas internas deben establecer condiciones expresas para la prevención de este tipo de conflictos, así como el procedimiento para el tratamiento y resolución, incluyendo los mecanismos de remediación en los casos en que su ocurrencia no haya podido ser evitada. Estos últimos deben probarse como casos excepcionales. En todo caso, constituye un deber especial de la Sociedad, en caso de que existan, cumplir las normas establecidas por la legislación y regulaciones aplicables en esta materia, debiendo asegurarse de que cualquier actuación dentro de este marco sea realizada, cuando sea permitido, en condiciones habituales y de mercado.
Banco Popular asume el compromiso de informar a los órganos reguladores correspondientes, en la forma que estos determinen, de cualquier vinculación económica y relación contractual con terceros que pudieran suscitar conflicto de intereses.
Principio VIII INFORMACIÓN Y TRANSPARENCIA
Un claro régimen de información y transparencia es base esencial para un correcto sistema de gobierno corporativo. El Banco Popular reconoce la relevancia de un adecuado manejo de la información y la transparencia respecto a las cuestiones relevantes relativas a la Sociedad o al Grupo Popular, incluida la situación financiera, desempeño, sostenibilidad, propiedad y gobernabilidad corporativa. En este sentido, Banco Popular se compromete a cumplir con todos los requerimientos regulatorios en materia de información y transparencia, e incorporarlos en sus políticas internas. En particular, se compromete con el envío al órgano regulador competente de la información que sea previamente determinada, incluyendo todo hecho o situación no habitual que, por su importancia, pueda afectar el desenvolvimiento de sus negocios o sus responsabilidades en el mercado.
Tomando en consideración la naturaleza de Banco Popular y los grupos de interés relacionados, los pilares que fundamentan el régimen de información de la Sociedad son, al menos: i) el carácter preciso, contrastable y fiable de los datos; ii) la forma entendible o comprensible de su formato; iii) la constancia o periodicidad de su presentación, ya sea habitual o periódica (según aplique); y, iv) la capacidad de acceso.
El régimen de información de Banco Popular debe tomar en consideración como eje central su protección, tanto en el manejo y tratamiento de información sensible, confidencial y de datos personales, como respecto de la seguridad de ésta ante la exposición que sufre por actos criminales realizados, en especial, vía las nuevas tecnologías. Estos criterios, en adición a los que la legislación o regulación vigente pueda establecer, deben ser tomados en cuenta como contrapeso al sistema de revelación de información y transparencia. El Banco Popular, en base a las reglas de carácter grupal establecidas por el Grupo Popular, puede adoptar políticas propias que definan y valoren los procedimientos de información y transparencia, de acuerdo con el negocio o la actividad propia de la Sociedad, y los límites y exigencias regulatorias que les sean aplicables.
A su vez, el sistema de revelación de información y transparencia debe contemplar la conexión y coherencia entre los criterios que fundamentan la divulgación de información en materia de sostenibilidad, la información financiera y otras informaciones corporativas.
Asimismo, Banco Popular se compromete con establecer las medidas necesarias para garantizar la protección de la información de la entidad de carácter reservado, así como de sus clientes o usuarios protegida por las disposiciones de confidencialidad que rigen el sistema bancario. Asimismo, se compromete a asegurar que dispondrá de toda la información necesaria sobre sus clientes o usuarios conforme requieran las regulaciones aplicables y a mantener a éstos adecuadamente informados. Banco Popular mantiene a disposición del órgano regulador correspondiente los datos pertinentes relativos a las operaciones que haya llevado a cabo por el período de tiempo mínimo establecido por las normas aplicables y en los formatos previstos.
Principio IX SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE RIESGO
Banco Popular reconoce que el debido control y estructuración de los sistemas de auditoría, control interno y administración de riesgos financieros y no financieros son herramientas esenciales para el logro de un robusto sistema de gobierno interno y un entorno prudente de administración.
En este marco, el Banco Popular se compromete a, en adición a cumplir con los requerimientos legales y regulatorios aplicables, establecer regímenes internos que permitan la auditoría y control de sus procesos, la medición de sus diferentes riesgos y, en consecuencia, la mitigación de estos y de la exposición a estos, como entidad individual, y en su calidad de filial del Grupo Popular.
En cumplimiento de esa responsabilidad, el Consejo de Administración del Banco Popular debe garantizar que los asuntos de sostenibilidad que sean materiales o significativos para la Sociedad sean contemplados; y que el marco de gobierno corporativo de la Sociedad cuente con mecanismos para la toma de decisiones de forma que se contribuya con esa sostenibilidad. Asimismo, debe garantizar que los procesos dentro del marco de gestión de riesgos de la Sociedad sean suficientes para responder, previo o posteriormente a la suscitación de factores de riesgos externos significativos, con miras de aumentar su resiliencia. Asimismo, Banco Popular reconoce la importancia de adecuar sus sistemas de gestión de riesgos y control interno para que sean capaces de prestar la debida atención a la gestión de los riesgos asociados a la tecnología, en especial el relativo a la ciberseguridad.
En materia de gestión de riesgos, el Banco Popular reconoce que la responsabilidad en el establecimiento del apetito y cultura de riesgo de la Sociedad recae sobre su Consejo de Administración. Esto incluye la supervisión de la responsabilidad para el manejo de los riesgos y el establecimiento de una guía respecto al manejo de los riesgos para cumplir con el perfil de riesgo deseado para la Sociedad.
El Banco Popular reconoce el carácter regulatorio y la obligatoriedad de contar con adecuados sistemas de control de riesgos, mecanismos independientes de control interno y establecimiento por escrito de las políticas administrativas, así como de esquemas institucionales para la conducción de estas funciones. En este sentido, se compromete a contar con políticas escritas actualizadas en todo lo relativo al manejo de activos financieros, su evaluación, la concesión de créditos, los regímenes de inversiones y provisiones, y la administración de los diferentes riesgos. Debe, asimismo, contar con manuales internos de procedimiento, y desarrollar las políticas escritas requeridas y aquellas recomendadas por las mejores prácticas aplicables, las cuales deberán estar disponibles para el conocimiento del cliente a efectos de evaluar su capacidad de pago y de coadyuvar en el cumplimiento de las disposiciones que prohíben el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otras actividades ilícitas.
Banco Popular, a su vez, cuenta con procesos integrales que incluyen la administración de los diversos riesgos a los que puede quedar expuesto, adecuados sistemas de información y una estructura interna de gobernabilidad consistente con las necesidades para la gestión de estos. Este compromiso incluye el deber de estructurar los órganos necesarios para la obtención de una supervisión contable y de procedimientos de control interno efectivos que permitan analizar la situación financiera y operativa de la entidad y controlar adecuadamente los riesgos involucrados en las operaciones. A su vez, mantiene un sistema de control interno adecuado a la naturaleza y escala de sus actividades.
Para la consecución de los anteriores fines y la realización de las auditorías internas y externas independientes, Banco Popular se compromete a establecer comités especiales que se encarguen de trazar, evaluar y hacer ejecutar las políticas sobre auditoría, control interno y administración de riesgos establecidas. Todas estas políticas, así como sus órganos y los procedimientos para su concretización deben establecerse de manera explícita como fomento de la transparencia, la información y los deberes de cumplimiento.
Principio X CUMPLIMIENTO REGULATORIO
El cumplimiento regulatorio se asocia a las posibles contingencias legales, contractuales, financieras y reputacionales que produce el incumplimiento del marco normativo que rige las actuaciones, gestión y operaciones de la Sociedad. En este sentido, Banco Popular, en adición a observar las reglas grupales en la materia -que prevén las responsabilidades de cumplimiento como parte del núcleo principal del sistema de gobierno corporativo-, debe alinear su sistema de cumplimiento regulatorio a la naturaleza de sus operaciones y su objeto.
Banco Popular reconoce que como entidad de intermediación financiera forma parte de un sistema especialmente regulado y sujeto al cumplimiento de requerimientos regulatorios particulares. En este sentido, se compromete con adoptar los lineamientos internos correspondientes para garantizar una gestión prudente y capaz de prevenir los incumplimientos regulatorios. Banco Popular establece un marco y una estructura interna de cumplimiento regulatorio de acuerdo con las reglas previstas en la normativa nacional y, en la medida que no se aparte de ésta, alineada con la estructura y políticas integrales de cumplimiento regulatorio previstas por el Grupo. En todo caso, ese debe marco debe permitirle medir su nivel de exposición a este riesgo, así como, permitirle establecer las medidas de mitigación y gestión oportunas y procedentes para cada tipo de obligación regulatoria.
A su vez, debido a los efectos sociales y económicos que implican las prácticas corruptas en cualquier ámbito y nivel, Banco Popular debe agotar todas las medidas requeridas por ley, así como mediante autorregulación, para impedir o sancionar cualquier tipo de acción o intento de acción que implique o pudiera implicar una actividad o práctica corrupta.
Banco Popular se compromete, sin condición alguna, a aplicar las disposiciones en materia de prevención de lavado de activos o blanqueo de capitales, del financiamiento del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva previstas por la regulación nacional, las mejores prácticas internacionales y las políticas establecidas en el marco del Grupo. Este compromiso abarca incorporar dentro de sus políticas internas todas las previsiones necesarias para el logro de los objetivos regulatorios del sistema de prevención previsto. Estas políticas deben desarrollarse como parte del sistema de cumplimiento de conducta ética de la Sociedad y del Grupo. Por lo tanto, constituye un deber primordial fomentar un entorno laboral e institucional de cumplimiento de las mismas, así como dar a conocer el sentido de protección a la sociedad y los ciudadanos que tiene la prevención de estas prácticas criminales.
Como parte de lo anterior, Banco Popular se compromete a verificar la identidad y capacidad legal de cada cliente o usuario, así como determinar, previo a la ejecución de cualquier operación, que éstos se ajustan al perfil adecuado al tipo de operación requerida. Asimismo, como mecanismo de control e información en materia de prevención y control del lavado de activos, Banco Popular mantiene en todo momento a disposición del órgano regulador correspondiente los datos pertinentes relativos a las operaciones realizadas e informará en el momento y por la forma legal y reglamentariamente prevista aquellas situaciones de riesgo o sospecha de operaciones de lavado de activo o financiación del terrorismo.
Banco Popular se compromete con establecer la estructura interna necesaria y requerida para la aplicación de las políticas y regulaciones en materia de prevención y control del lavado de activos o blanqueo de capitales, del financiamiento del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva.
