Todos tenemos las mismas 24 horas en el día, los mismos 12 meses, el mismo tiempo durante el año. En esa parte hay plena igualdad.
Sin embargo, y hay que reconocerlo, existen algunos que logran gestionar mejor el tiempo del cual disponen. Si les preguntamos el secreto, seguro dirán, con mucho orgullo, que se trata de disciplina, hábitos y tenacidad, y luego un relato de batallas ganadas y tradiciones de infancia con padres rigurosos y abuelos meritorios. Y eso está muy bien, no nos malinterpretemos.
Del otro lado están los que necesitan incrementar su eficiencia y para ellos la tecnología ofrece hoy una gran alternativa.
La intención es liberar tiempo para ser un profesional knowmad. Es decir, un emprendedor o colaborador camaleónico, cuyos conocimientos y habilidades sean más flexibles, de rápida adaptabilidad, creatividad y constante aprendizaje, que es a donde apunta el mercado.
Empecemos con algunas claves para ser más productivo y lograr mayores metas, apoyándote en la tecnología.
1-Conócete a ti mismo. Dicho de otra forma, ya sea en la web o en el móvil, instala algún complemento o plug in que te indique dónde inviertes la mayor parte de tu tiempo. Webtime Tracker puede ser un ejemplo para los usuarios de Chrome. Haz los ajustes que consideres pertinentes para lograr liberar el tiempo que precisas y poder dedicarlo a otras tareas.
2-Determina cuáles son los programas informáticos que más utilizas. Creo que eso ya lo sabes, pero ahora la misión es aprender cómo hacer las tareas más fáciles con el software a tu alcance. Una forma es utilizar los atajos del teclado, que rápidamente te permiten ejecutar una acción. Ejercita tu cerebro memorizándolos y deja quieto el ratón por un rato. Un estándar es la tecla de control o manzanita más S (CTRL+S), para enviar, pero hay una infinidad de ellos.
En esta parte seguro dirás, ¿y cómo, si no soy programador? Fácil. Como diría cualquier joven: “¡Pregúntale a Google!". Y añadimos: “O mira un video de YouTube". No duele y es gratis, y si prefieres puedes incrementar la velocidad de reproducción para aprender más en menos tiempo.
3-Automatiza, automatiza y luego, automatiza. Si todos los días tienes que escribir “De acuerdo" o “por favor, acusar recibo", ahorra tiempo y energía, realizando esta tarea una sola vez y creando una respuesta predeterminada para cada ocasión.
Puedes, por ejemplo, crear plantillas predeterminadas: un gestor de correo electrónico como Gmail lo permite; y así, en ocasiones repetitivas, como acusar recibo, solicitar o delegar tareas, ahorras poco a poco mucho, pero mucho tiempo al cabo de un día.
De hecho, en el caso de los correos electrónicos, y también de ciertas plataformas de mensajería en teléfonos móviles, ya la inteligencia artificial está identificando las acciones recurrentes y las presenta ante el usuario, ahorrando tiempo en su toma de decisiones. Los celulares pueden ser potentes herramientas de trabajo si se les configura para tales fines.
4-Limpia tu bandeja de entrada. Todos los mensajes son importantes, pero hay algunos que necesitan atención más urgente que otros. Crea una regla que envíe los menos importantes a una carpeta determinada y luego revísala en un punto específico del día. Así no te abrumarás por la lluvia de correos y podrás gestionarlos con más eficiencia.
5-Los más sofisticados pueden probar utilizando mejoras realizadas por desarrolladores. Estas son versiones no oficiales de programas que ofrecen soluciones en aspectos considerados pertinentes por una comunidad de usuarios. Antes de instalar una de estas mejoras, comprueba bien su procedencia para evitar el riesgo de ser víctima de algún fraude informático.
6-Vincula programas informáticos. Gracias a las API, los programas cada vez más interactúan entre sí. Por ejemplo, si utilizas una plataforma como Trello para gestionar proyectos, puedes enviar correos electrónicos para realizar varias acciones, desde crear tarjetas hasta dejar comentarios.
7-Compra un teclado multifunciones, un monitor más grande o utiliza una aplicación telefónica que tome dictados. Todo lo que ahorre tiempo, ayuda y valdría la pena intentarlo.
8- Ayúdate a enfocarte. La mejor fuerza de voluntad es la que no tienes que utilizar y, sabiendo que las notificaciones son una potente fuente de distracción, lo mejor que puedes hacer es silenciarlas. Luego, instala una aplicación del tipo pomodoro, para auxiliarte. Las hay en sus versiones web y móvil.
Dicen que el 20% de las acciones que tomes conlleva el 80% de los resultados. Así que ve probando lo que mejor se ajusta a tu personalidad. De hecho, hay muchas leyes para ganar más productividad, pero lo importante es la consistencia y mantenerse enfocado en lograr avances con las mejoras que vayas implementando.
Si logras trabajar con ese 20% de acciones para ganar productividad, o incluso más allá de ese porcentaje, la realidad es que verás un cambio drástico en tus perspectivas. La tecnología puede ser tu aliada, si sabes cómo emplearla para trabajar más inteligentemente.