Paperless es un concepto que promueve la digitalización de documentos en las empresas, con la finalidad de reducir el uso de documentos físicos, ahorrando tiempo en organizar, clasificar, almacenar y transportar archivos.
La emergencia sanitaria por la COVID-19 ha impulsado la modalidad del trabajo desde casa, lo que ha hecho necesario que el manejo de documentos de oficina se realice de manera virtual.
¿Cómo implementar una estrategia paperless?
Para implementar la estrategia paperless con éxito en tu negocio debes iniciar por organizar y digitalizar todos los documentos de la empresa por área. Es imprescindible que los miembros de la organización o el equipo de trabajo estén involucrados y comprometidos con el proceso.
Por otro lado, es esencial que elijas un software o programa especializado con muy buena resolución en el que se puedan almacenar documentos desde tu ordenador o en la nube y compartirlos por correo electrónico o mensajería instantánea: Google Drive, Dropbox, Box o OneDrive.
Si bien puedes realizar una foto de un documento con tu celular para compartirlo digitalmente, algunas veces la calidad o el encuadre no es el más adecuado, por lo que te compartimos algunas aplicaciones y softwares que puedes utilizar en tu negocio para gestionar tus documentos electrónicos:
Microsoft Office Lens
Es considerada una de las mejores aplicaciones para escanear documentos, ya que recorta, mejora y hace legibles las imágenes de pizarras y documentos. También puede convertir las imágenes en archivos de Word, PowerPoint y PDF, incluso puede guardar las imágenes en OneNote o OneDrive.
Esta aplicación la puedes descargar desde Google Play Store y App Store.
Athento
Es una herramienta digital que permite, tanto a grandes compañías como a pymes, la gestión de sus documentos mediante un conjunto de módulos, desde la captura hasta el almacenamiento del archivo, facilitando la automatización de los procesos.
OpenKM
OpenKM captura fácilmente la información no estructurada de cualquier fuente digital para almacenarla y utilizarla en un solo espacio de trabajo.
A través de este programa, los equipos de trabajo pueden enriquecer y modificar documentos compartidos mediante discusiones de texto y editar la información.
