Uno de los elementos fundamentales para que la reunión de negocios resulte con éxito es la preparación previa
Si estás organizando una reunión de negocios muy importante para tu pyme, primero, asegúrate de que tienes preparado todo el material que vas a necesitar y entregar en la cita. No cometas el error de dejarlo para el último momento y encuentres, por ejemplo, que se dañó la impresora. También debes comprobar el día anterior el funcionamiento del ordenador portátil, los programas y los archivos. Es un mal preludio que tu Power Point no aparezca en la pantalla al comenzar, o que falle la memoria USB, por lo tanto, ten una de reserva.
Revisa paso por paso cómo se va a desarrollar la cita. Estudia los diferentes inconvenientes o dudas que puedan surgir y prepara una solución que tu pyme puede ofrecer. Vive la reunión antes de que se produzca y haz un simulacro.
Recuerda a todos los intervinientes –con especial cortesía- la cita, para que nadie cometa el gran pecado de llegar tarde. Puedes crearte un guión de respaldo y tenerlo a mano siempre.
Dicen los expertos que las mejores horas para convocar una reunión son las 9:00 de la mañana, y las 03:00 de la tarde. Cualquier hora que elijas, procura siempre dar tiempo a los participantes para que dispongan de un colchón ante un tapón, tomen café tranquilamente o cualquier otra incidencia.
Las citas convocadas después de comer suelen dar algo más de pereza y puede pasarte que algún participante en la reunión de negocios esté soñoliento (aunque lo disimule). Incluso si la cosa se alarga demasiado y se hace tarde, la gente estará más ansiosa para que se acabe y pensará en irse hacia sus casas.
La clave de una reunión exitosa sobre tu pyme es mostrar seguridad; sin embargo, para demostrarlo hay que sentirlo, la seguridad no se puede fingir ni improvisar. Si eres seguro, los demás se sentirán atraídos hacia ti y tu mensaje.
Si tu objetivo es vender una idea, será más fácil lograrlo si provocas que los presentes te admiren. Nadie esperaría que una reunión sea exitosa si el expositor no lo es. Por ello, prepararse con tiempo es la clave, no improvises, sobre todo cuando se trata de temas técnicos. Si los presentes son expertos, notarán que no conoces del tema. Una persona que no se prepara mostrará nerviosismo.
Escoge un atuendo acorde a la reunión, esto te hará sentir más relajado. No hay nada peor que desentonar, pero recuerda siempre que la elegancia es una buena aliada.
Anticípate a lo que el cliente quiere, si haces este ejercicio estarás mejor preparado. Piensa en las preguntas que podría hacerte un cliente interesado en tu pyme y lo que ofreces. Prepara respuestas concretas e inteligentes. También toma precauciones ante aquellos que quieran boicotear tu idea y razona la mejor manera de demostrar qué tan exitosa es.
