Las videollamadas o videoconferencias nos unían en proyectos de trabajo remoto con compañeros, suplidores o clientes en diferentes latitudes. Eran algo no tan usual.
Sin embargo, de un día para otro, se han transformado en la herramienta indispensable para trabajar desde casa durante el confinamiento y mantener una comunicación abierta en el ámbito laboral, social y personal.
Si quieres saber cómo hacer de tus videollamadas un tiempo productivo y agradable para todos, aquí te dejamos algunas recomendaciones sobre la etiqueta y protocolos a seguir.
Si adoptas estos consejos, te permitirán proyectar una imagen positiva en estas nuevas salas de reuniones virtuales y, en el ámbito laboral, te ayudarán a mejorar tu imagen profesional.
1. Haz una agenda
No dejes a la memoria las reuniones de trabajo, las sesiones de clases de los niños, las reuniones de familia y las peñas con los amigos. Ponlas en calendario y evita que tus videollamadas coincidan más de una en el mismo horario.
Asimismo, si eres quien convoca a los demás, ten una agenda de los puntos que vas a tratar en la reunión para aprovechar bien el tiempo de todos.
2. Prepárate para la reunión
Si tienes que dar un informe, hacer una presentación o ser un asistente oyente, prepárate para tu rol en la reunión. La intención es llegar con la disposición y material necesario para que ese tiempo sea aprovechable. Además, informa a tus familiares en casa que vas a tener una videoconferencia y esto te evitará muchas interrupciones innecesarias.
3. Respeta los horarios
Si ya estamos ganando tiempo al no tener que desplazarnos de un lugar a otro para una reunión, lo menos que podemos hacer es poner de nuestra parte y respetar nuestro tiempo y el de los demás. En lo que dependa de ti, entra a tiempo a la reunión.
4. Acomoda tu espacio
Para estas alturas habrás pasado por todos los rincones de la casa y ya sabes dónde hay mejor iluminación, mejor cobertura de internet y menos ruido e interrupciones. Adapta este espacio con mesa, silla, audífonos, computadora, móvil, libreta, bolígrafo, cargadores, agua, y cualquier otra cosa que vayas a necesitar para que no tengas que levantarte durante la reunión.
5. Administra bien tu audio y video
Abre tu micrófono cuando vayas a hablar y si es el turno de alguien más, apágalo para que los ruidos del ambiente no distraigan a los demás. Cuando varias personas hablan al mismo tiempo el audio suele distorsionarse, de manera que nadie entiende nada. Es mejor ser paciente y pedir el turno para hablar.
En el caso del video, si no vas a usarlo, pon tu nombre y apellido para que sea fácil identificar quién habla, debido a que la opción que viene por defecto es el nombre del dispositivo que se une a la reunión.
6. Busca una buena iluminación para tu imagen
Encuentra un lugar donde la iluminación natural te dé de frente para las videollamadas durante el día. Evita las luces laterales y nunca te coloques donde la fuente de luz quede detrás de ti.
7. Coloca la cámara a la altura de tus ojos
Es el mejor ángulo para favorecer tu apariencia ante tus compañeros de reunión, ya sea con la cámara del teléfono móvil, tableta o computadora.
8. Usa un plano medio corto
El plano medio corto es un término utilizado en el mundo de la fotografía y video. Lo que quiere decir es que te muestras desde la cabeza hasta la mitad del torso. De esta manera no estarás tan alejado de la cámara que los demás no puedan ver tus expresiones ni tan cerca que se distorsionen tus facciones.
9. Presta atención
Aunque no estemos físicamente frente a los demás, es perceptible cuando hay una persona hablando en la videollamada y otros participantes de la reunión están atendiendo el móvil, levantándose, hablando con otras personas en su casa. Es mejor estar atentos y evitar que haya repetir constantemente los temas tratados debido a las distracciones.
10. Evita excentricidades
Si se trata de una reunión profesional, es importante que no practiques ciertas excentricidades que te restan como profesional: por ejemplo, caminar con el celular en la mano durante una videoconferencia, estar constantemente cambiando el fondo de tu pantalla o usar un fondo de pantalla no apropiado para un entorno laboral, vestir de manera inapropiada para este tipo de reunión (puedes vestir casual, pero no una piyama).
Siguiendo estos consejos no solo lucirás mejor en tus videollamadas, sino que demostrarás profesionalismo y respeto por los demás. La etiqueta social en este ámbito no difiere mucho de las reuniones en el mundo físico, así que usa el sentido común.
