Elegir la empresa proveedora que mejor se adapte a lo que necesitas y que se convierta en un aliado para que tu compañía logre sus metas es una decisión muy compleja.
Saber por qué una empresa proveedora es la que más te conviene es algo que requiere de tiempo y de un cuidadoso análisis.
Podemos considerar muchos factores como tipo de proveedor (de producto o de servicio), si son o no proveedores críticos para nuestra operación.
A veces decidimos seleccionar un proveedor, porque está ubicado cerca de nosotros o por recomendación de un amigo; sin embargo, es importante que tengas presente que el éxito o fracaso de tu empresa mucho tendrá que ver con tus proveedores.
Como ves, los factores de selección de proveedores son múltiples. Por esa razón a continuación te planteamos una serie de aspectos indispensables que debes tomar en cuenta al momento de contratar los servicios de un proveedor.
Busca varias opciones. Recopila información de varios candidatos; es posible que para una compra en específico necesites más de uno o que decidas no tener todos los huevos en la misma canasta. Realiza levantamiento de mercado, analiza varias alternativas y elige a los mejores, siempre que puedas.
Infórmate de manera oportuna. Regularmente los candidatos a proveedores, al participar en un proceso de selección o licitación, estructuran cuidadosamente la documentación que entregan a su posible contratante; pero la realidad es que a veces se queda en mera teoría.
Es importante agregar elementos prácticos a la evaluación, relativos al desempeño de la empresa, lo cual pudiera obtenerse a través de referencias de otros clientes, teniendo incluso opinión verbal de ellos si fuera posible.
Adicionalmente, puedes acceder a sus redes sociales: es muy probable que sus clientes no pierdan la oportunidad de comentar sobre su satisfacción o insatisfacción, y esto te servirá de input para la toma de decisiones.
Visitar sus instalaciones es otra actividad que te arrojará mucha información valiosa. Analiza sus tiempos de entrega, tarifas, financiamiento o facilidades de pago, descuento por pronto pago, si existe recargo por atraso en el pago, calidad de su producto, garantía, servicio postventa y política de devoluciones.
Dependiendo de tus necesidades, te enfocarás más en algunos aspectos y menos en otros.
Trata de no ser el primer cliente. En ocasiones, empresas recientemente constituidas presentan la oferta de su producto o servicio con una promoción muy promisoria, pero es arriesgado que tu empresa se preste para ser conejillo de indias. Si te parece atractivo y beneficioso seleccionar al proveedor 'X', aunque este apenas haya puesto en marcha su negocio y tú seas su primer cliente, debes tener claro el riesgo involucrado mediante un análisis meticuloso que te permita decidir con buen criterio.
No te encasilles en el precio. Definitivamente el precio del producto o servicio es una variable que influye en la elección del proveedor, pero no debe ser el único elemento a analizar. El precio incluso se puede negociar o podrías aplicar para descuentos significativos, si compras altos volúmenes. Debes estar bien atento a otros aspectos no menos importantes como son la calidad, experiencia, estabilidad y consistencia de la empresa proveedora. Ten muy en cuenta que los productos o servicios que dicha empresa te venda influirán en la satisfacción de tus clientes, quienes hoy en día están empoderados y no están dispuestos a tolerar malas experiencias.
Analiza el tamaño del proveedor. Busca que no sea tan grande que no te valore, ni tan pequeño que no tenga capacidad para atenderte oportunamente. En muchos casos, es saludable seleccionar una pequeña o mediana empresa, para fines de que puedas negociar y obtener resultados ganar-ganar.
Procura no tomar en cuenta aquel proveedor que por su dimensión extensa tenga un poder que te obligue a que las decisiones de compra sean en detrimento de tu negocio; regularmente, frente a proveedores que son grandes empresas tendrás un bajo poder de negociación y hasta pudiera ser que te pondere como un cliente de poca importancia, pues contará con otros clientes con mayor volumen de compras, que por ende le generen alto impacto en su facturación.
Valora si posee un Código de Ética. Generalmente, son las grandes empresas las que tienen un Código de Conducta o Código de Ética; sin embargo, no está de más indagar acerca de si esa empresa que quieres como proveedora tiene o no. Te podrías sorprender el caso de pequeñas empresas mostrando documentos similares.
Si identificas que tu proveedor potencial se rige por unas políticas de integridad o Código de Conducta, valóralo, pues es un compromiso que presenta con la ejecución de actividades comerciales con ética y transparencia, transmitiendo a sus socios, trabajadores y a lo externo de la empresa un mensaje sobre los lineamientos éticos que regirán a todas las partes, si es que se espera entablar una relación de negocios.
En otro plano, si seleccionas un proveedor que no cuenta con Código de Ética, compártele el tuyo y compromételo a cumplirlo, esto será tu salvaguarda para relaciones productivas y duraderas.
Lo fundamental es tener en cuenta que las compañías que pasen a formar parte de tu cadena de valor como proveedores deben compartir, en sentido general, los mismos valores que mueven a tu empresa.
Somételo a prueba. Solicita a la empresa la implementación de un ensayo piloto durante un corto plazo o simplemente requiéreles una muestra de su producto o servicio durante un período acotado. Durante ese tiempo podrás evaluar su puntualidad, calidad y orientación al servicio.
Adicionalmente podrás verificar su capacidad de innovación para satisfacer tus necesidades, su disposición y habilidad para incorporar herramientas Lean, optimizar procesos para reducir sus tiempos de respuesta o evaluar su disposición de mejora continua.
Definitivamente, la oportunidad de poner a prueba a tu posible proveedor será el paso final y determinante que te llevará a seleccionarlo o descartarlo; nunca pienses que será un tiempo perdido. Por supuesto, no pondrás a prueba a todos tus candidatos a proveedores, sino solo a los preseleccionados.
Recuerda que lo ideal es pensar en tus proveedores como los aliados estratégicos de tu empresa en el largo plazo. Por eso, es tan importante seleccionarlos correctamente y, durante su desempeño contigo, mantener una buena comunicación, cumplimiento de acuerdos y seguimiento de necesidades en ambas vías. En definitiva, es fundamental tener siempre un buen trato y crear relaciones significativas.
El esfuerzo de hacer esta tarea antes de elegir a los suplidores que te acompañarán en el viaje merece la pena. Te garantizará la consecución de tus objetivos empresariales y sumará puntos a la cadena de valor de tu propuesta de negocio.
