Toda empresa, por pequeña que sea, maneja información privilegiada que no debe escaparse a través de los empleados
Los empleados de una pyme, aun siendo pequeña, tienen acceso a muchos datos sensibles. Por esa razón se recomienda que al contratarlos –independientemente del contrato usual de derechos y deberes, se suscriba un documento en el que se comprometan a proteger la información confidencial de tu pyme a la que tengan acceso.
Pero, además de ello, los especialistas en derecho e información recomiendan que al personal se le explique claramente la relevancia de resguardar los datos de la pyme y qué medidas deben tomar para evitar fugas de información que puedan perjudicar a la empresa. El consejo incluye que, dentro de lo posible, el acceso a información confidencial solo se permita a un número limitado de trabajadores.
Por lo general, las pymes no formalizan acuerdos de confidencialidad, ya que, de modo erróneo, únicamente se considera necesario en grandes empresas. Sin embargo, la debida protección de la información poco tiene que ver con el tamaño de la organización, sino con los datos que es necesario proteger.
La clave está en identificar la información de tu pyme que realmente se pueda compartir con terceros y la que no. Por esta razón, es importante considerar realizar acuerdos de confidencialidad con los suplidores externos o con quienes realicen algún trabajo para la pyme, de modo que se eviten posibles escapes.
El carácter de los acuerdos es preventivo y los empleados deben de estar obligados a cumplirlos, incluso después de salir de la empresa. Si se llegara a violar el acuerdo, esto puede ser motivo de despido sin responsabilidad patronal y, según la gravedad, hasta pueden llegar a ser demandados judicialmente, e incluso enfrentar una causa penal.
Si se ha procedido previamente con una explicación clara y una firma de convenio precisa y entendible, ningún trabajador de tu pyme posteriormente podría alegar desconocimiento.
Contenido del acuerdo
- Una definición general de lo que se considera información de tu pyme que no debe divulgarse y/o confidencial.
- Las medidas que la empresa ha tomado para asegurar la protección de esos datos.
- Las obligaciones y prohibiciones por parte de los trabajadores de la pyme en el uso y manejo de la información.
- Las consecuencias en caso de incumplimiento.
Medidas informáticas
De nada sirve que tus empleados se comprometan a resguardar la información sensible de la pyme, si no incorporas herramientas tecnológicas de protección. Asesórate y utiliza software especializados que puedan controlar los permisos para el uso de los archivos comprometidos. También puedes utilizar firmas digitales para comprobar la autenticidad de los destinatarios, así como la encriptación de la información.
Por otra parte, es importante que las claves de acceso a los correos electrónicos o los sistemas de tu pyme sean difíciles de adivinar. Se aconseja combinar el uso de mayúsculas, caracteres especiales y evitar en lo posible la utilización de vocales.
