Soñar con nuestro gran evento, ya sea una boda, un cumpleaños o un lanzamiento, e imaginarnos cada uno de los detalles que queremos suele ser la parte más emocionante del proceso. Pero, cuando nos vemos de frente con los costos, solemos frustrarnos y a veces hasta pensar en cancelar todo. Pues aquí, te ayudamos a hacer un buen presupuesto y te damos algunos consejos para ahorrarte los dolores de cabeza.

• Establecer el presupuesto. Lo más importante al momento de planificar un evento es determinar qué tanto estamos dispuestos a invertir para lograrlo. Cuando se habla de presupuesto en un evento, se habla de todo lo que se incurren gastos, sin importar si los gastos serán divididos entre varias personas. El punto es tener una idea general de cuánto se va a invertir.

• Determinar la fecha. Dependiendo de la fecha y la temporada habrán partidas, como la parte de bebidas, que podrán subir o bajar de precio.

• Cantidad de invitados. Para poder calcular el presupuesto es bueno contar con la cantidad de invitados. Para su conocimiento, de forma estimada, en una boda u otro evento social usualmente calculamos entre un 15% y un 20% de inasistencia y si es un evento corporativo ese índice suele subir a un 45%. Estos datos son importante para ahorrar, calculando todo en base a la cantidad de asistentes, no a la cantidad de invitados.

• Idea clara del evento. Conociendo lo que se desea, se pueden buscar los suplidores que nos ayuden a lograr nuestro proyecto, en el presupuesto que podemos pagar. Lo importante es perseverar y buscar los suplidores que logren lo que necesitas, al precio que puedas pagar.

• Buscar ayuda de profesionales de planificación y logística. Los conocedores del área se saben los trucos para llenar tu evento de detalles únicos manteniendo siempre tu presupuesto.

Es bueno saber, que a parte de estos consejos, hay puntos que determinan que los costos de un evento se disparen o se mantengan. Algunos puntos serían:

• El tipo de bebida alcohólica a ofrecer. No es lo mismo manejar un evento con champagne que con cava, con bebidas estándar que bebidas premium.
• El tipo de comida. Los mariscos, crustáceos, y platos gourmet y/o personalizados suelen ser más costosos.
• La construcción y/o fabricación de detalles personalizados únicos para el evento.

Estos consejos puedes ponerlos en práctica para cualquier evento. Luego de esto, solo queda soñar y disfrutar el proceso.