En la era digital muchos se han olvidado de la importancia de proteger los documentos impresos. Sin embargo, cuando se considera que alrededor de la vida de las personas se crean cientos de documentos en papel que pueden contener desde material financiero, datos privados o información personal, la protección se vuelve vital. Por eso, aquí unos cuantos consejos:
Crea un protocolo de almacenamiento
Lo primero es buscar un lugar dentro de la casa u oficina que no sea fácil a la vista. Y lo segundo es crear una especie de "Protocolo de almacenamiento personal". Eso consiste en crear carpetas con las que puedas identificar fácilmente qué contienen: facturas, documentos personales como actas de nacimientos, documentos que avalen garantía, etc. Lo ideal es que nombres estas carpetas con siglas o términos que otra persona no pueda reconocer a simple vista. Por ejemplo, en vez de colocarle una etiqueta que diga "Actas de nacimiento", puedes llamarla "Memorias de cumpleaños". Esto, puede despistar a cualquiera que intente hurgar. De igual forma, siempre ten copia de tu cédula, licencia, carnet de seguro o gremiales; así como matrículas vehiculares.
Para este almacenamiento, toma en cuenta el tipo de papel. Por ejemplo, algunas facturas no mantienen la tinta por mucho tiempo; por lo que, se recomienda sacarle copia o pegarle una cinta adhesiva transparente encima como una manera de proteger lo escrito.
Si deseas mantener esos documentos aún más seguros, compra un archivador con cerradura. Si necesitas que sean resistente al fuego o agua, asegúrate de que afirme por alguna parte cuánto tiempo permanece protegido el interior. También considera qué poner dentro, porque el papel se quema a 450 grados Fahrenheit (°F), pero temperaturas tan bajas como 125 grados °F pueden dañar discos de la computadora y medios audiovisuales como DVD.
Si más que accidentes, el robo es tu preocupación entonces investiga sobre cajas fuertes de piso o pared que son mucho más fáciles de ocultar que una tradicional.
Preserva tu archivo personal
De ese almacenamiento, selecciona qué necesitas preservar y haz escaneos o copias digitales de ello. Se recomienda guardarlo en distintos lugares y, dependiendo del documento, incluso duplicar. Crea nuevas copias cada 3 o 5 años, para evitar pérdida de datos actualizados.
Todo lo que imprimas, cerca
En lugares donde compartes impresora con terceros, evita dejar trabajos de impresión desatendidos en la bandeja de salida. Y si lo atiendes, nunca lo dejes a la vista. Estos documentos impresos podrían colocar información personal o corporativa confidencial en manos de las personas equivocadas. Si es de trabajo, peor aún, la información vital podría filtrarse fuera del departamento en el que trabajas o fuera de la organización. De igual manera, no dejes documentos confidenciales en los escritorios de la oficina ni visibles dentro de tu automóvil.
No botes papeles completos, tritura
Cualquier cosa que tenga datos personales o financieros, puede ser parte de un robo de identidad. Por eso, pide a diferentes instituciones que te envíen estados o documentos de forma virtual y si no, conserva copias de estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito para fines de mantenimiento de registros, por solo tres años. Si es más antiguo de ahí, entonces tritura. También destruye cheques cancelados, información médica o de facturación.
No botes en documento completo nada con fecha de nacimiento, número de seguro médico, licencia, datos de nómina, etc. Otra información que debes triturar: todo lo que contenga tu nombre completo, dirección, números de teléfono del hogar o del trabajo y todo lo que contenga datos de hijos o familiares cercanos.
Finalmente, recuerda que los datos impresos también pueden ser escaneados y transferidos rápida y fácilmente por Internet; por lo que, también debes tomar medidas virtuales de protección.
